【ヒューマンエラーによる情報漏えいリスクの対策③！】
ヒューマンエラーによるＦＡＸの誤送信対策も必要です！
弊社の代理店監査において、一般的なＦＡＸの誤送信防止対策ルールとしては、ＦＡＸ送信時には２名体制で読み上げ役と入力役を分ける等の社内ルールの代理店が多く見られます。
しかし、個人情報・個人データ保護の観点から、実効性があり、確実にＦＡＸが相手先に届くやり方を弊社は推奨しています。
そのやり方は、次のようなＦＡＸ送信ルール・手順となりますので、ご紹介します。
『ＦＡＸ送信[推奨]ルール』
《原則、登録先以外の ＦＡＸ送信は行わない》
◆ＦＡＸ送信対象となる文書等が発生した場合は、ＰＤＦファイルを用い、開封パスワードを設定し、メールで送信する等の手段を用いること。
《やむを得ず、登録先以外にＦＡＸ送信を行う場合は、次の取扱いとする》
(１)まず、「ＦＡＸテスト送信状(※)」を使用し、テストＦＡＸを送信する。
[ＦＡＸテスト送信状(サンプル文言)]
「件名:ＦＡＸテスト送信 ご協力のお願い」
【連絡事項】:
平素は格別のご高配賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび、ＦＡＸを送信するにあたり、弊社では、ＦＡＸ誤送防止のためテスト送信をさせていただいております。
無事送信を確認していただきました際には、大変お手数でございますが、その旨、下記のいずれかの方法でお知らせいただけますようよろしくお願いいたします。
①電話でご連絡ください。
電話番号:00-0000-0000
②ＦＡＸで返信ください。
ＦＡＸ番号:00-0000-0000
なお、お心当たりのない場合は、そのまま破棄くださいますようお願いいたします。
(２)必ず、ＦＡＸ送信状(レターヘッド)を使用し、ＦＡＸ送信する。
(３)ＦＡＸ送信状には宛先(受取人)、差出人(送信者)を必ず記載する。
また、ＦＡＸ送信状には、必ず次の文言を記載する。
※「ＦＡＸ送信状の記載文言(サンプル)」
「本ＦＡＸ及び付随する資料・文書等は、受取人宛に送信されたものであり、機密情報を含んでいる場合があり、意図された受取人以外の方による情報の開示、複製、再配布や転送など一切の利用が禁止されております。
万が一、本ＦＡＸを誤って受け取られた場合は、お手数ですが送信者までその旨をお知らせ頂くとともに、受信されたＦＡＸは適正に廃棄して頂きますようお願い申し上げます。」
(４)ＦＡＸ送信状(レターヘッド)は決められた期間保存する。
《ＦＡＸの受信に関しての注意事項》
ＦＡＸでの受信は、極力行わないように、ＦＡＸ送信者と調整を行う。
特に、個人情報・個人データ・センシティブ情報等の機密情報を含む文書の送信については、メールでの送信を依頼する等、送信元担当者がパスワードを設定した上で、依頼・ 調整することが大切です。
※今回、実際に当方へ誤受診した「FAXテスト送付状」を参考に紹介します。
