現在、多くの保険代理店が、保険業法に対応した態勢整備や監督指針による顧客本位な業務運営に取り組んでいると思いますが、今後は、さらにアフターコロナにおけるテレワークなどの業務運営体制を整備しなくてはならなくなりました。
社員の感染リスクを下げるためには、他人との接触を可能な限り抑える必要がありますが、業務がストップしてしまったのでは、顧客や取引先に多大な迷惑や不便を与えることになり、自社の経営も立ち行かなくなってしまいます。
そこで、テレワークに求められることは、「事務所と同じように業務ができる環境作り」で、事務所以外の自宅などでも事務所と同じように働ける環境が必要となります。
とはいえ、今回の新型コロナウイルスのパンデミックは、多くの企業にとってあまりにも突然の出来事だったので、社員をテレワークに移行したくても、今まで必要性もなかったため、環境整備が進んでおらず大きな混乱が生じています。早急に準備しようにも、「どこから何を揃えたらよいかわからない」という保険代理店も少なくありません。
テレワークを実施するにあたり、次のような障壁(課題)を取り除いていくことが必要です。
【テレワーク導入時の３つの障壁】
(1)物理（アナログ）的障壁
・書類（業務書類、領収書、伝票等の経費書類）の印刷・保管
・印章による決済・承認
・郵便物や宅配便の受発信
・IT業務・通信機器(購入・貸与)不足
・テレワークする部屋不足(口頭情報対策・雑音防止)
・Wi-Fi使用料、電気代、印刷費等の個人負担
・情報セキュリティー対策関連費
(2)人（ヒューマン）的障壁
・テレワーク就業規則（ルール）の未策定・周知不足
・デジタル化業務へのプロセス変更対応不足
・ITリテラシー教育不足(IT知識不足、意識改善）
・長時間勤務(オーバーワーク、休憩なし、時間管理不足)
・仕事遂行のコミュニケーション不足(聞きたい時にすぐ聞けない)
・自己の仕事成果の測定・評価不能
(3)管理業務的障壁
・テレワークの相談環境作り不足
・成果の動機付け・督励不足
・労務管理不足(計画立案、実行、成果等の業務報告）
・即レス、電話で済むことのメール報告過多
・自分以外のメンバーの動き・業務把握不明
・メンバーの変化・反応情報把握不足
・事務系の仕事成果の評価不測(時間中心)
新しい働き方のスタイルとして、テレワーク導入を考える場合、
次の「アクセス」「対話」「セキュリティ」の3つが重要です。
【テレワーク導入時の３つの重要ポイント】
(1)「アクセス」: 社員の自宅や社外から社内の情報システムに安全に接続できる環境が必要です。
(2)「対話」: テレワークを実施する上で、社員や顧客とのやり取りに支障をきたさないように、離れた場所で働く環境においても面談に代わる双方向のコミュニケーションの仕組みが必要です。
(3)「セキュリティ」: テレワークにおける情報セキュリティリスク対策は、特に重要で決して後回しにしてはなりません。
テレワークは、本来「成果」を出すために「働く場所」を問わない働き方で、より生産性を高め、成果を求める働き方です。
したがって、これまでの「事務所に出社し、9時から17時まで仕事をする」「残業や休日出勤する」というような働き方のスタイルは、テレワークでは通用しなくなります。
逆に、仕事が効率的で業務が早く成果を出せる社員にとっては、テレワークにより時間の有効活用ができるので、働きやすい環境となります。
※テレワーク就業規則のルール作りや情報セキュリティなど、テレワーク導入に関するご相談は、弊社ホームページのお問い合わせよりご連絡ください。
山本 秀樹(CEO)
